Рабочее пространство

📄PDF

Рабочие пространства помогают структурировать совместную работу и общение по проектам, отделам или командам. Все рабочие пространства принадлежат организациям.

Внутри рабочего пространства участники объединяются в каналы, соответствующие конкретным задачам или направлениям работы.

Создать Рабочее пространство

к сведению

Все рабочие пространства создаются внутри Организации.
При создании первого рабочего пространства для него автоматически создаются Контакты

к сведению

Организация — служебная сущность, которая в пользовательском интерфейсе не отображается напрямую. Пользователи видят Контакты и Рабочие пространства, созданные внутри Организации.

Создание Рабочего пространства

Создание Рабочего пространства во время регистрации нового пользователя (см. раздел Регистрация и приглашения).

1. После регистрации в мастере настройки откроется экран Создайте Рабочее пространство
2. Выберите в списке Организацию для создаваемого Рабочего пространство или оставьте значение Организация, чтобы она создалась автоматически с именем Рабочего пространства
3. Введите Название Рабочего пространства
4. Заполните поле Описание
5. Нажмите Подтвердить

Для создания последующих Рабочих пространств (если это не ограничено тарифным планом или правами в Организации) выполните следующие действия:

1. В боковом меню нажмите +.
2. Выберите в списке Организацию для создаваемого Рабочего пространство или оставьте значение Организация, чтобы она создалась автоматически с именем Рабочего пространства
3. Введите название Рабочего пространство и нажмите Создать Рабочее пространство.
4. Добавьте участников в Рабочее пространство

подсказка

Сразу после создания Рабочего пространства откроется окно Пригласите других участников, в котором можно пригласить коллег с помощью email, а также можно сгенерировать ссылку-приглашение и разослать удобным для вас способом.

Если вы хотите пригласить в Рабочее пространство сразу несколько человек - разделяйте адреса электронной почты запятой или пробелом.

Также можно пропустить этот шаг на данном этапе и завершить создание Рабочего пространства и пригласить коллег позже.

Тарифные ограничения

предупреждение

Доступность создания рабочих пространств зависит от вашего тарифного плана:

FREE:

• Доступно только одно рабочее пространство в организации
• При попытке создать второе пространство вам будет предложено перейти на платный тариф

CLOUD Lite:

• Количество рабочих пространств не ограничено
• Создавать пространства может любой пользователь организации
• Возможно создание дополнительных организаций (новые организации создаются на тарифе Free)

ENTERPRISE ONPREM:

• Количество рабочих пространств не ограничено
• Создавать пространства могут любые пользователи организации
• Создание дополнительных организаций ограничено на уровне конфигурации

к сведению

Подробнее ознакомиться с тарифными планами можно на странице YUCHAT.AI

Добавить участников в Рабочее пространство

Чтобы добавить участников в Рабочее пространство:

• Перейдите в Настройки Рабочего пространства
• Перейдите во вкладку Пригласить в команду

  • Доступны следующие варианты приглашений:

    • Пригласить по ссылке:

      Создайте и Скопируйте ссылку-приглашение и отправьте пользователям удобным способом.

      Для ссылки можно установить срок действия: 1, 7, 30 дней или Постоянная.

      Чтобы установить срок действия ссылки, нажмите на количество дней.

    • Пригласить пользователей из Адресной книги Контактов:

      Выберите из списка пользователей, проставив чек-боксы или воспользуйтесь поиском

      Пользователям придет письмо-приглашение со ссылкой для присоединения к Рабочему пространству в YuChat.

---

Настройки Рабочего пространства

Нажмите на иконку рядом с названием Рабочего пространства в верхней части окна приложения, чтобы открыть экран настроек.

Общие настройки Рабочего пространства

В разделе Настройки для Владельца или Администратора Рабочего пространства доступны следующие функции:

• Изменить название Рабочего пространства
• Изменить описание Рабочего пространства
• Установить или Изменить логотип Рабочего пространства
• Включить / выключить запись звонков по умолчанию
• Предоставить участникам возможность включать и выключать запись во время звонка
• Управлять возможностью созданием публичных ссылок для:
  • сообщений в чате/канале
  • записи звонков
  • приглашения участника
  • приглашения гостя

примечание

При выключении Создания публичных ссылок у Участников Рабочего пространства остается возможность адресного приглашения пользователей по электронной почте, а также возможность поделиться сообщением и звонком путем пересылки соответствующего элемента

Управление публичными ссылками

Раздел Управление публичными ссылками предоставляет возможность контролировать и администрировать публичные ссылки, которые были созданы и распространены участниками Рабочего пространства в рамках Каналов. Этот функционал позволяет отслеживать, настраивать и ограничивать доступ к ресурсам, доступным через такие ссылки.

примечание

Раздел Управление публичными ссылками недоступен на FREE версии YuChat.

---

💡 В соответствии с ролевой моделью YuChat:

• Владелец или Администратор Рабочего пространства или Канала имеют доступ к управлению публичными ссылками всех участников Рабочего пространства
• Участники Рабочего пространства могут управлять только своими персональными публичными ссылками

---

Для удобства публичные ссылки разделены на несколько категорий:

• Сообщения
  Каждый элемент списка в этой категории содержит следующую информацию:
  • публичная ссылка
  • сообщение, на которое создавалась публичная ссылка
  • автор публичной ссылки
  • дата и время создания публичной ссылки
  • название Канала (если сообщение находится в Канале)
• Записи звонков
  Каждый элемент списка в этой категории содержит следующую информацию:
  • публичная ссылка
  • запись звонка (если был установлен Разблокированный тип звонка)
  • автор публичной ссылки
  • дата и время создания публичной ссылки
  • название Канала (если звонок был в Канале)
• Ссылки
• Регулярные звонки
• Комнаты для звонков
• Приглашения участников
  Каждый элемент списка в этой категории содержит следующую информацию:
  • публичная ссылка
  • тип приглашения
  • автор публичной ссылки
  • дата и время создания публичной ссылки
• Приглашения гостей

---

⚡Для быстрого доступа к действиям над публичными ссылками на каждом элементе в списке расположены элементы управления - кнопки действий.

• деактивировать ссылку

• скопировать ссылку ( в контекстном меню)

• перейти к сообщению, в котором размещена ссылка

---

Кроме того, действия над публичными ссылками также доступны через контекстное меню.

1. Выберите нужную категорию с публичными ссылками.
2. Откройте контекстное меню, кликнув правой кнопкой мыши по элементу из списка, в котором находится публичная ссылка.
3. Выберите необходимое действие

---

Приглашение участников и гостей

В разделах Пригласить в команду" и Пригласить гостей участники и администраторы Рабочего пространства могут:

• создать публичные ссылки-приглашения (если разрешено Владельцем или Администратором в настройках Рабочего пространства)
• пригласить пользователей по email

примечание

Для приглашения гостя в Рабочее пространство необходимо выбрать канал, в который будет добавлен гость. В соответствии с ролевой моделью гость в Рабочем пространстве может быть участником одного канала и сможет общаться (в том числе персонально) только с участниками Рабочего пространства, которые добавлены в этот канал.

Управление участниками

В разделе Участники любой Участник Рабочего пространства может просмотреть список всех участников Рабочего пространства.

Администратор Рабочего пространства в разделе Управление участниками может:

• Исключить участника из Рабочего пространства:

  1. Выберите участника, которого необходимо исключить и нажмите .
  2. Нажмите Удалить участника.

• Управлять ролями участников:

  Например, предоставить роль Администратора одному или нескольким коллегам в Рабочем пространстве:

  1. Выберите коллегу, которому необходимо предоставить доступ администратора, и нажмите .
  2. В списке выберите роль Администратор и нажмите Изменить роль.

Выйти из Рабочего пространства

Чтобы выйти из Рабочего пространства:

1. Нажмите рядом с названием Рабочего пространства.
2. Выберите Покинуть <Название>.
3. Нажмите Выйти.

подсказка

Вступить в Рабочее пространство повторно можно только получив приглашение от её участника.

Панель быстрых действий

В ростере активного (выбранного) Рабочего пространства доступны следующие элементы для быстрого доступа:

Перейти к (поиск и быстрый переход)

Окно быстрого перехода - быстрый способ найти и открыть нужный канал или личный чат

В этом окне отображается полный список всех каналов, чатов с ботами, личных чатов (существующих в разделе Контакты), а также строка поиска, позволяющая быстро найти канал или чат по названию.

Введите несколько символов, и система сразу предложит подходящие варианты.

Выберите нужный чат, чтобы мгновенно открыть его

подсказка

Используйте клавиши быстрого доступа CTRL / ⌘ + K, чтобы открыть окно быстрого перехода

подсказка

Навигация по списку - ↑ и ↓
Открыть канал или чат - ENTER
Закрыть окно без выбора - ESC

Каналы и чаты

Окно управления каналами, чатами, папками:

• Папки — организация каналов (чатов) по группам
• Чаты —
  • в рабочих пространствах во вкладке «Чаты» находятся Чаты с ботами
  • в пространстве Контакты во вкладке «Чаты» находятся Персональные чаты
• Каналы — все каналы рабочего пространства
• Архивные каналы — перемещённые в архив каналы

Добавить

Быстрое создание:

• Нового канала
• Папки для структурирования каналов

к сведению

Для пространства Контакты

Быстрое создание:

• Нового личного чата
• Папки для структурирования каналов и личных чатов

Начать личный звонок

Быстрое создание публичного звонка:

• Выберите одного или нескольких участников
• Создайте комнату для звонка
• Пригласите коллег присоединиться

Управление Папками, Личными чатами, Каналами, в том числе архивными

Окно управления предоставляет участникам Рабочего пространства удобный интерфейс для просмотра и управления всеми Папками, Каналами, чатами с ИИ-помощником и ботами, а также Архивными каналами в пределах Рабочего пространства. Все элементы сгруппированы по разделам для быстрого доступа и навигации.

Чтобы перейти в раздел управления, откройте Каналы и чаты в Панели быстрых действий

• Папки — список папок с возможностью редактирования и удаления.

• Чаты* — список Чатов с ботами с возможностью поиска для быстрого доступа.

  *

  Для пространства Контакты во вкладке Чаты расположен cписок Персональных чатов

  подсказка

  Чтобы открыть окно управления чатами

  Используйте клавиши быстрого доступа CTRL / ⌘ + SHIFT + E

• Каналы — список всех каналов Рабочего пространства с возможностью поиска для быстрого перехода в нужный канал.

  подсказка

  Чтобы открыть окно управления каналами

  Используйте клавиши быстрого доступа CTRL / ⌘ + SHIFT + L

• Архивные каналы — каналы, перемещённые в архив.

  Доступны следующие действия:

  • Просмотреть канал: Найдите нужный архивный канал и откройте его для просмотра

    

    
  • Восстановить канал: Владельцы и Администраторы канала могут вернуть его в активное использование, нажав на Восстановить канал рядом с названием Канала в списке

    

    
  примечание

  Владельцы и Администраторы Рабочего пространства могут видеть в списке все архивированные чаты в пределах Рабочего пространства, но просматривать могут только те, в которых они принимали участие